如何降低活动项目成本

1、设施与各供应商

活动中的产品供应商在一年中会由于其产品被廉价租用而出现一段时间的停工。尤其是，剧场产品在使用寿命周期即将结束的时候就可以重新作为现成的装饰和布景来源。比如像年度活动“悉尼同性恋节”这样的节日经常会进行设施储备以供租用。

  2、以货代款的赠品

很多组织协调活动以获得交互推广的优势。如果一个组织可以在活动中得到娱乐表演和产品推广的机会，那么娱乐招待花销将会很便宜。比如，麦夸利马什斯音乐节上一家小型酒类公司——布拉德伍德答应将自己的酒免费提供给先于活动举行的聚会上的媒体和朋友——以作为在活动中获取销售酒类权利的交换条件。

3、推广活动

一次新的活动可能需要一笔可观的广告预算，主要来自门票收入。活动项目经理的目标就在于尽可能地将成本减少。已经创立的活动通过“口头语言”就可以完成所有的必要工作，需要很少量广告推广。例如，一年一度的“伍德福德民间节”大概需要2307美元的预算，但几乎很少用于推广活动，原因在于它已经在目标观众中建立了很好的声誉。活动中的创新越多，获得免费推广的机会就越多。例如悉尼Short Films的热带节由于吸引了众多影星而获得了巨大的免费广告推广的机会。

4、志愿者

可以通过雇佣志愿者代替付费员工以减少成本。发军志愿者的全部能力是很重要的。可能在活动策划进展时需要一些新技能，因此应对这些志愿者的能力考核成绩进行评价。对于慈善活动，志愿者经常将成本作为可减税的捐赠。

5、租赁费用

大型基础结构部分，比如帐篷和发电机以及发布为新闻标题的服务可以在其他大型节日和活动中加以利用，使其租用成本降低。例如，澳大利亚巡回举行的大型文化节，包括墨尔本艺术节和澳洲阿得莱德艺术节，可以为任何国外演员提供节日巡回演出。这样成本就被所有的节日分摊了。

  6、成本中心优先排序

有些时候削减成本是很必要的。如果活动中某一方面发生了巨大变化或根本不存在了，你必须预见其对整个活动的影响。这在项目管理中称为“敏感度分析”(Burke 1993)。评估由活动中成本变化带来的影响构成，而且根据影响的大小，把成本中心排一个优先次序的单子。例如，敏感度分析可以应用于衡量对免费的项目进行收费带来的影响。虽然这样做可以大大提高收入，但也会对赞助和观众满意度产生消极影响，这种影响会转变为收入减少。